Tổ chức Gala Dinner
| 07/04/2020 | admin | Dịch vụ |
Th4
Tổ chức Gala Dinner
Gala Dinner là loại hình sự kiện được du nhập vào nước ta không lâu, là một bữa tiệc ăn tối kết hợp cùng tổ chức sự kiện.
Hàng năm, những bữa tiệc được chuẩn bị với nhiều mục đích khác nhau nhưng đều hướng tới một cái đích chung muốn thông qua bữa tiệc, gửi lời cảm ơn, tri ân của doanh nghiệp tới nhân viên, khách hàng, đối tác sau một thời gian đồng hành, gắn bó cùng nhau.
Gala dinner được tổ chức như thế nào cho chính xác, phù hợp, làm hài lòng khách hàng. Mời các bạn cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây:
GALA DINNER LÀ GÌ?
- Gala hay chính là những bữa tiệc được chuẩn bị bởi các doanh nghiệp, công ty tổ chức tạo một không gian để nhân viên, khách mời, đối tác sau một thời gian làm việc cùng nhau được quy tụ,họp mặt cùng nhau.
- Qua đó gửi lời tri ân, cảm ơn tới các khách mời tham dự
- Đây là một trong những phương thức hiệu quả kết hợp giữa tiệc và quảng bá hình ảnh thương hiệu công ty
- Hiện nay có 2 hình thức phổ biến: Tiệc tối ( gala dinner ) và tiệc trưa ( gala lunch )
- Một chương trình gala dinner bình thường sẽ cần sự chuẩn bị khá công phu, đòi hỏi cần có sự hỗ trợ từ một công ty chuyên tổ chức sự kiện
- Để có một chương trình gala dinner thành công, hãy chuẩn bị những hành trang sau:
GALA DINNER CẦN CHUẨN BỊ GÌ?
Thành công của một sự kiện đều dựa cả vào công tác chuẩn bị, có chuẩn bị chu đáo thì sự kiện mới diễn ra suôn sẻ và mang lại hiệu quả được.
Tổ chức Gala Dinner công ty cần chuẩn bị:
- Thiệp mời, truyền thông sự kiện
- Dịch vụ tổ chức sự kiện
- Địa điểm, hội trường, tiệc
- Trang trí không gian, set up sân khấu, backdrop, cổng chào,…
- Thuê Mc, Pg, lễ tân, ca sĩ, nhóm nhảy,…
- Âm thanh, ánh sáng
- Quà tặng sự kiện
- Trò chơi, vòng quay may mắn, bốc thăm trúng thưởng
- …
Phụ thuộc theo kịch bản bản chuẩn bị để chuẩn bị đầy đủ nhất, tránh sự thiếu xót hay thừa thãi không cần thiết.
QUY TRÌNH TỔ CHỨC
Để tổ chức một đêm Gala Dinner cuối năm thành công đặc biệt thu hút cũng như tạo ấn tượng sâu đậm trong lòng khách hàng tham dự và đối tác. Thì tiệc Gala dinner, phải chuẩn bị chính xác và đủ với những bước sau đây để quý khách hàng có một đêm Gala dinner thành công.
1. XÂY DỰNG CHỦ ĐỀ, LÊN Ý TƯỞNG GALA DINNER
- Là bước đầu tiên khi lập kế hoạch
- Đây là yếu tố tạo sự mới lạ, hấp dẫn của chương trình
- Sau khi xác định được hướng đi cho chương trình, ta sẽ xây dựng kế hoạch chi tiết theo chủ đề, ý tưởn đó
- Một số chủ đề cho bạn lựa chọn: Mục tiêu tổ chức, dự án hướng tới, nhân dịp kỉ niệm, một ngày đặc biệt,…
- Nên tham khảo ý kiến của nhiều người để có ý những ý tưởng, đề xuất tốt nhất
2. LẬP KẾ HOẠCH CHI TIẾT CHO GALA DINNER
Kế hoạch cụ thể để lên một chương trình tiệc Gala Dinner gồm có: Lên kế hoạch thời gian, địa điểm, truyền thông, tổ chức sự kiện
- Thời gian tổ chức theo yêu cầu và sự hợp lý cho doanh nghiệp, công ty
- Thời điểm diễn ra sự kiện nên được bố trí, cân nhắc
- Một số sự kiện như: Giới thiệu sản phẩm mới, hội thảo, khai trương, teambuilding….Nên tổ chức vào ban ngày, một số sự kiện như lễ kỉ niệm, tiệc sinh nhật, gala dinner, hội nghị khách hàng, tiệc tri ân… Nên tổ chức vào buổi tối tạo không gian trang trọng, ấm cúng.
- Sau khi xác định được ngày giờ tổ chức, địa điểm nơi diễn ra sự kiện, việc tiếp theo là xây dựng truyền thông, gửi thư mời tới khách tham dự. Bố trí nhân sự và triển khai những công việc khác
- Xây dựng kịch bản cho chương trình
- Thiết kế bố trí hội trường
- Chuẩn bị tiệc và đội ngũ nhân viên phục vụ
- Mc, ca sĩ, nhóm nhạc, nhóm biểu diễn tạo không khí cho buổi gala.
- Kiểm soát, kiểm duyệt trước tất cả các khâu trước khi gala bắt đầu
3. THỰC HIỆN GALA DINNER
- Đón khách
- Kiểm soát số lượng khách tới để chuẩn bị quà tặng đủ
- Phục vụ tiệc đảm bảo, chu đáo nhiệt tình
- Mc dẫn chương trình cần linh hoạt, xử lý thông minh trong các tình huống phát sinh khác
- Các tiết mục văn nghệ, nghệ thuật đảm bảo đúng tiền độ thời gian, đặc sắc
- Một số chương trình trò chơi để gắn kết các khách mời tham dự
- Gửi lời cảm ơn tới các khách mời và quà tặng kèm theo
- Giám sát mọi bộ phận để chương trình được diễn ra trọn vẹn hoàn hảo
- Phương án dự phòng
XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG
- Mục tiêu hướng tới trong sự kiện
- Làm nổi bật thương hiệu, mục tiêu của bữa tiệc
- Lồng ghép, đan xen khéo léo trong khi sự kiện diễn ra
- Sử dung một số mạng xã hội phổ biến nhằm thông báo sự kiện diễn ra
- Trang trí tạo điểm nhấn bằng chính logo, thương hiệu của doanh nghiệp tại nơi diễn ra
- Quà tặng phù hợp với nhiều đối tượng khách mời, có dấu ấn riêng của doanh nghiệp
- Sau khi sự kiện diễn ra sử dụng hình ảnh, video trong sự kiện tạo ra hiệu ứng thành công, lan truyền, hứa hẹn sự kiện sắp tới thành công hơn, tuyệt vời hơn
KỊCH BẢN GALA DINNER
Kịch bản cho doanh nghiệp, công ty tham khảo:
- Đón khách tại sảnh: khách vào từ cửa chính, thang máy,… PG, lễ tân đón khách và check in ( 15 phút )
- Ổn định khách mời: Sắp xếp, bố trí chỗ ngồi cho khách ( 15 phút )
- Khai mạc: Mc giới thiệu, cảm ơn sự có mặt của khách mời, dẫn dắt tiết mục đầu tiên (15 phút )
- Phát biểu: Mời đại diện lên phát biểu và khai tiệc (5 phút )
- Dự tiệc: Khi khác mơi dùng tiệc, ca sĩ trình diễn… ( 30 phút )
- Tiết mục văn nghệ, nghệ thuật khác nếu có ( 15 phút )
- Game show: Mc mời khách mời lên sân khấu tham gia các trò chơi đã chuẩn bị ( 30 – 40 phút )
- Văn nghệ cây nhà lá vườn: Tự chuẩn bị nếu không có thì bỏ qua (20 phút)
- Chia sẻ những kỉ niệm, thành tựu: ( 20 phút ) có thể bỏ qua nếu không chuẩn bị
- Vòng quay may mắn, bốc thăm trúng thưởng: Mc và lãnh đạo bốc thăm tuyên bố con số may mắn ( 20 phút )
- Bế mạc: Mc gửi lời cảm ơn khách mời, đại diện doanh nghiệp phát biểu đôi lời, tuyen bố kết thúc chương trình ( 5 – 7 phút )
- Kết thúc chương trình: Chụp ảnh lưu niệm, tiễn khách, trao quà tại lễ tân
Tham khảo kịch bản tổ chức gala dinner chi tiết.
LƯU Ý KHI LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC
- Lựa chọn địa điểm ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng chương trình
- Địa điểm đáp ứng được số khách mời tham dự
- Giao thông thuận tiện, dễ tìm kiếm
- Có hỗ trợ tiệc theo yêu cầu doanh nghiệp
- Phù hợp với kịch bản đề ra
- Giá thành hợp lý
LƯU Ý KHI TỔ CHỨC
- Xây dựng kịch bản tổ chức càng chi tiết càng tốt, trò chơi tập thể Gala dinner kịch tính phải tạo nhiều điều hấp dẫn trong gameshow đêm tiệc, người dẫn chương trình.
- Tìm và lựa chọn khảo sát địa điểm chuẩn bị tổ chức.
- Lên dự kiến về khách mời và gửi giấy mời thông báo đến quan khách.
- Phải có những phương án dự trù phát sinh khác nhau.
- Và quan trọng đó là nên hợp tác với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp lâu năm.
DỊCH VỤ TỔ CHỨC TIỆC GALA DINNER TRỌN GÓI
- Tư vấn kịch bản gala dinner miễn phí cho quý khách.
- Tư vấn địa điểm, cách tổ chức gala dinner cho quý khách hàng miễn phí.
- Đội ngũ nhân sự phục vụ sự kiện chuyên nghiệp, kinh nghiệm trong nhiều sự kiện
- Cung cấp, cho thuê PG, lễ tân, người mẫu phục vụ sự kiện
- Âm thanh, ánh sáng thiết bị sự kiện luôn sẵn có trong kho cho thuê với mức giá rẻ.
- Cho thuê MC dẫn chương trình chuyên nghiệp.
- Cung cấp nhân sự (ca sĩ, nghệ sĩ nổi tiếng, người mẫu, nhóm múa, nhóm nhảy, ban nhạc) phục vụ sự kiện Gala Dinner.
- Xử lý các vấn đề liên quan đến xin phép, cấp giấy phép, thủ tục pháp lý liên quan
- Hợp đồng nhanh gọn, đơn giản, có thể gặp trực tiếp để dễ dàng trao đổi thống nhất cũng như đưa ra phương án hợp lý nhất theo yêu cầu của khách hàng
Với đội ngũ nhân viên tư vấn sự kiện chuyên nghiệp lâu năm, nhiều ý tưởng cho tổ chức Gala Dinner. Truyền thông Thành Phố luôn đảm bảo cho đêm tiệc của khách hàng thành công, thú vị và hấp dẫn nhất.Mọi chi tiết xin liên hệ :
TRUYỀN THÔNG THÀNH PHỐ
Địa chỉ : 240 Đường 3/2 Quận 10 – TP Hồ Chí Minh
0888 333 123
sukien@truyenthongthanhpho.com
T2 – T7: 8AM – 5PM
