Tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo chuyên nghiệp với tổng hợp các hoạt động từ lên kế hoạch, dàn dựng, bố trí, thiết kế và thi hành lắp ráp toàn diện chương trình sự kiện theo một trình tự rõ ràng và chuyên nghiệp nhằm nhấn mạnh nội dung chương trình, quảng bá thương hiệu, làm mới tên tuổi của các đơn vị, tổ chức, công ty thông qua toàn bộ buổi sự kiện.

Tổ chức hội thảo là gì?

Tổ chức hội nghị hội thảo là một hoạt động vô cùng phổ biến mà hiện nay chúng ta có thế thấy ở trong bất kì ở một công ty nào. Những buổi hội thảo về cách bán hàng , hội thảo về chương trình ra mắt sản phẩm mới

 Tổ chức hội nghị hội thảo là công việc cần phải trải qua nhiều công đoạn chuẩn bị như: chuẩn bị tài liệu thuyết trình, lên danh sách khách mời, lập kế hoạch, tìm kiếm địa điểm tổ chức, cách sắp xếp cho sự kiện thật bắt mắt… Hãy để cho Truyền Thông Thành Phố đồng hành cùng bạn để tổ chức buổi hội nghị hội thảo thành công.

1. Xác định các vấn đề và mục đích tổ chức buổi hội thảo hội nghị.

• Chủ đề của buổi hội nghị, hội thảo : Hội nghị khách hàng, Ra mắt sản phẩm mới…
• Khách của mình là ai : khách hàng, đối tác…
• Hội nghị sẽ diễn ra tại đâu? : Nhà hàng, trung tâm hội nghị hay chính tại công ty?
• Lý do chính để mọi người có thể tham gia hội nghị của mình?
• Thời gian biểu và nội dung của hội nghị ra diễn ra như thế nào?

2. Các thông tin cần thiết cho tổ chức hội nghị, hội thảo thành công.

Việc tổ chức hội nghị, hội thảo cần phải trải qua nhiều giai đoạn chuẩn bị khác nhau mà người tổ chức cần quan tâm : tài liệu chương trình, lên danh sách khách mời, tìm kiếm địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo, người dẫn chương trình, việc thiết kế banner cho chương trình , việc quảng bá chương trình như thế nào để hút khách hàng tới chương trình .

Hồ sơ hội nghị :

• Ngày tổ chức hội nghị : cuối tuần, cuối tháng, giữa tháng…(đảm bảo sự khả thi cho hội nghị, hội thảo)
• Thời gian diễn ra hội nghị: Bao gồn thời gian lắp đặt thi công và thời gian tháo dỡ thiết bị.
• Địa điểm tổ chức hội nghị.
• Địa chị liên lạc.

Người chịu trách nhiệm chính cho hội nghị.

• Họ tên.
• Địa chỉ email, số điện thoại…

Thông tin liên hệ với các nhà cung cấp ( Supplier)

Thông tin/Hồ sơ khách tham dự :

• Số lượng người tham dự trong hội nghị.
• Tên, số điện thoại, email…

Không gian cần để tổ chức hội nghị, hội thảo:

• Địa điểm, sức chứa 200, 500,700 người
• Tiêu chuẩn thường, 3 sao, 5 sao…
• Phong cách thiết kế không gian : bàn xếp kiểu lớp học, chữ U hay dạng nhà hát.

Tiệc trong hội nghị: Nước uống, tiệc Buffe, Tiệc trà Tea break….

Các yêu cầu về bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, màn hình, bacdrop, loa, bóng đèn….

3. Truyền thông, quà tặng vấn đề quan trọng trong tổ chức hội nghị, hội thảo.

• Các phóng viên, báo đài.
• Thiết kế và in thiệp mời đẹp, gây ấn tượng tốt.
• Các hạng mục như tài liệu, sổ tay, bút.. phải in ấn và chuẩn bị đầy đủ.
• Các trò chơi và quà tặng cho trò chơi.
• Phần bóc thăm trúng thưởng.
• Bàn tên BTC.
• Bộ phận hướng dẫn và nhận khách
• Bảng dẫn đường , chỉ đường.

• Diễn giả hay người dẫn dắt hội nghị : phải có tầm ảnh hưởng trong nghề, trong công ty.
• Bài diễn thuyết, thuyết trình có nội dung gì? Thời lượng dành cho bài thuyết trình đó?
• Set up âm thanh, ánh sáng.
• Bảng khảo sát sau hội nghị hội thảo.

Tại sao nên chọn dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo tại Truyền Thông Thành Phố

Chúng tôi, Truyền Thông Thành Phố chính là người hỗ trợ đắc lực của các chương trình tổ chức hội nghị, hội thảo và đội ngũ Tuấn Việt luôn có niềm tin về đội ngũ của chính mình suốt nhiều năm qua đã thực hiện rất nhiều những chương trình tổ chức hội nghị, hội thảo của các công ty , hay tổ chức .Việc tổ chức hội nghị, hội thảo sẽ trở nên ấn tượng hơn , đặc sắc hơn nếu như người tổ chức biết cách đưa ra nội dung và kế hoạch chương trình khiến cho khách hàng ấn tượng , đó cũng là yếu tố quyết định , ngoài ra việc chuẩn bị những thiết bị âm thanh , ánh sáng , sân khấu cũng là điều cần thiết trong bất kì chương trình tổ chức hội nghị , hội thảo nào.

Đối với những chương trình tổ chức hội nghị , hội thảo mà chương trình bắt buộc phải bán vé tham dự hay mở cửa tự do thì nội dung chương trình rất quan trọng vì nó quyết định bạn có đông khách tham dự hay không. Nếu có thể, nên làm một cuộc khảo sát trong số những người tham dự để tìm ra những chủ đề mà họ mong muốn tham dự nhất. Đó là cách mà khi mà chúng ta làm tổ chức hội nghị , hội thảo mang tính chất như vậy.

Chúc bạn Tổ Chức Hội Nghị, Hội Thảo thành công !

DỊCH VỤ TRUYỀN THÔNG THÀNH PHỐ

 Địa chỉ : 240 Đường 3/2 Quận 10 – TP Hồ Chí Minh

093 4547169

 sukien@truyenthongthanhpho.com

 T2 – T7: 8AM – 5PM